La saine gestion des dépenses : une réalité nécessaire pour l’entreprise qui souhaite mieux compétitionner

Le défi le plus criant auquel une entreprise doit faire face est l’atteinte du délicat équilibre entre rentabilité et compétitivité. Maintenir cet équilibre est un exercice périlleux mais impératif. Tout entrepreneur en conviendra. Mais comment y arriver ?

PROFITS, RENTABILITÉ, COMPÉTITIVITÉ : UN TRIO PAS TOUJOURS JOYEUX

La longévité ou pérennité de l’entreprise est tributaire de sa capacité à s’adapter et à générer des profits. L’entreprise doit être rentable. C’est un euphémisme. Qui oserait se lancer en affaires exclusivement par noblesse du cœur?

Soyons clairs. Les profits ne sont pas tout. Soyons honnêtes. Les profits sont capitaux! Ils sont porteurs d’évolution et de développement, lorsqu’utilisés avec discernement. Réinvestissements, innovations, améliorations technologiques, fidélisation des ressources humaines, et planification stratégique rigoureuse sont les effets recherchés et réconfortants que procure les profits pour l’entreprise. Tout cela lui permet de solidifier son action et de la renforcer pour affronter le challenge ininterrompu de la compétitivité.

Lorsque les astres sont tous alignés et que les profits sont au rendez-vous de manière récurrente, c’est le bonheur, et le sempiternel mais néanmoins incontournable contrôle des coûts devient cigale. « Que faisiez–vous aux temps chauds? Je dansais. Vous dansiez, j’en suis fort aise, et bien calculez maintenant! » dirait la fourmi. Mais si les profits prennent temporairement congés ou si leur fréquence devient arythmique, l’entreprise peut poser un diagnostic inapproprié, comme celui de la cigale, où la solution facile proposée est d’augmenter le prix de ses produits et services pour contrebalancer la baisse des profits.

Mais cette solution toute simple est–elle la bonne pour l’entreprise? Cette façon de faire est toutefois à double tranchant, étant bénéfique à court terme mais malsaine à plus ou moins long terme. S’aventurer sur ce chemin sous prétexte de préserver des marges bénéficiaires élevées équivaut à s’aménager des lendemains qui déchantent. L’hydre de la compétition n’en fera qu’une bouchée et l’entreprise disparaitra du marché.

DIAGNOSTIC PRÉCOCE : LE MAL DU CONTRÔLE DES DÉPENSES

Alors comment faire pour parvenir à cet équilibre entre rentabilité et compétitivité ? La gestion rigoureuse des dépenses est toujours d’actualité. Mais concrètement, aujourd’hui, qu’est-ce que ça veut dire vraiment «gérer ses dépenses avec rigueur». Qui intègre réellement dans son mode de vie affairiste et tourbillonnant cet outil si précieux? Pourquoi cette discipline n’est pas une seconde peau de notre activité professionnelle?

Nos journées sont réglées au quart de tour : il faut de la discipline pour passer au travers sur la ligne du temps. Cette discipline de la gestion rigoureuse des dépenses est primordiale. Elle est à la fois préventive et salvatrice. Mais plusieurs la rejette, la considère inutile ou encore la perçoive comme un affront déguisé à leur doigté de bons gestionnaires!

Voici un remède simple, efficace et sans douleur : COMPRENDRE- AGIR- MONITORER

Le contrôle rigoureux des coûts requiert une discipline axée sur trois éléments, théoriquement simples en soi mais, pratiquement, loin de l’être. Je les résume par l’acronyme CAM. CAM comme caméra. L’image de votre entreprise. Le SCAN vers l’assainissement des coûts d’opération. Ces petits détails oubliés, négligés ou laissés pour compte, dont on réalise enfin que, s’ils étaient considérés, compris et gérés adéquatement, vous seriez plus riches que vous ne le croyez, pour reprendre un slogan bancaire connu par les cinéphiles. CAM c’est Comprendre, Agir, Monitorer.

COMPRENDRE : définir son profil d’acheteur

Il est prioritaire d’analyser la nature des dépenses engagées par votre entreprise. Les questions primaires permettent cette première démarche fondamentale. Quels sont les produits achetés, auprès de quels fournisseurs, en quelle quantité, à quelle fréquence, quel en est le coût d’acquisition, le cycle de rotation des inventaires, les dépenses du service après-vente de vos fournisseurs. Quels intermédiaires interviennent à un titre ou un autre dans les opérations et le succès de votre entreprise. Lesquels peuvent impacter la satisfaction de votre clientèle. Comprendre vos dépenses permet aussi d’évaluer votre véritable pouvoir d’achats.

Identifiez et nommez les tiers à qui vous payez des sommes importantes chaque année. Sont-ils critiques à votre entreprise. Quel est votre degré de dépendance envers eux. Sont-ils respectueux de vos besoins réels. Offrent-ils une souplesse et innovation. Font-ils preuve de créativité afin de maximiser le rapport qualité/prix.

La proximité et la symbiose qui se créent naturellement entre les fournisseurs et votre entreprise est unique à chacune. Même fructueuse, cette relation doit s’évaluer de manière continue avec le recul nécessaire afin d’en mesurer le réel et ultime bénéfice pour vos clients. Afin de réduire les risques opérationnels et financiers liés à une dépendance observée, pensez à vous diversifier en recherchant sur le marché des sources alternatives disponibles, localement ou à l’international, pour vos achats clés. Vos besoins sont peut-être plutôt des produits niches, disponibles auprès d’un nombre limité de joueurs qui contrôlent une industrie, mais absolument nécessaires pour répondre et anticiper les demandes de vos clients.

Autant de questions qui nécessitent une réponse soignée, précise, sérieuse. Ne bâclez pas cette étape et pire encore, ne l’escamotez pas. Les réponses vous permettront d’identifier votre réel pouvoir de négociation avec les fournisseurs ou partenaires sélectionnés.

Une fois cette compréhension de vos besoins réels acquise, vous serez plus en mesure d’AGIR et d’identifier les stratégies d’approvisionnements à considérer et à implanter, celles qui vous conviennent et vous rapporteront le plus.

AGIR : sélectionner la meilleure stratégie fournisseurs

Comprendre et contrôler ses coûts permet d’éviter tout déséquilibre entre compétitivité et rentabilité, sachant que l’un et l’autre sont liés et interdépendants . Pour y parvenir, assurez-vous que chaque dollar dépensé à un tiers soit optimal. Comment en avoir pour son argent? C’est bien ce dont on parle ici! Nous devons nous approvisionner, mais payer le « juste prix ». Le fournisseur doit faire son profit, mais pas au détriment de votre entreprise et sur le dos de vos clients. Faites vos devoirs et recherches au préalable et comparez. Vous serez étonnés de la flexibilité de vos fournisseurs une fois outillés de vos informations.

Quelles sont les actions à envisager. Mentionnons les plus courantes et les plus efficientes. Par exemple, vous pouvez regrouper vos achats de même types auprès d’un seul fournisseur pour profiter de meilleurs prix en fonction du volume plus intéressant que vous lui offrez. Si le territoire sur lequel vous opérez est géographiquement éclaté, identifiez des fournisseurs aptes à vous desservir partout. Ainsi, vous uniformiserez et améliorerez les conditions commerciales en misant sur un processus de gestion intégré de fournisseurs. Le partage du volume d’achats entre un nombre réduit de fournisseurs permet de maximiser les bénéfices.

Si vous travaillez avec des partenaires ou fournisseurs de longue date, ayez l’audace de revisiter le marché et de comparer leurs offres. Il est compréhensible que vous souhaitiez demeurer loyal à ceux qui vous accompagnent depuis le début, qui vous ont toujours supporté au fil des ans. Mais la saine gestion des coûts exige de remettre en concurrence sur une base régulière. Il y a des avantages importants à le faire : réduction des coûts, accès à l’innovation, processus de gestion des fournisseurs intégré et allégé, pour n’en nommer que quelques-uns.

MONITORER : l’étape vers la récompense

Connaître et comprendre ses coûts, réduire les dépenses payables aux tiers et optimiser le processus de rentabilité participent de la saine gestion d’une entreprise performante. La méthode CAM donne des résultats concrets parce qu’elle intègre dans le processus l’approche préventive et gagnante de la mise en place d’un contrat.

Le contrat est d’une pertinence et utilité certaines. Il rassure, stabilise, définit les règles, les considérations, les indicateurs de performance exigés de vos fournisseurs. D’aucuns seront d’avis contraire, jusqu’au jour où, y voyant au départ une incongruité, se verront à regretter leur manque de prudence et de vision, leur entreprise empêtrée dans le cafouillis et la spirale des coûts incontrôlés et devenus par conséquent incontrôlables.

Un contrat est une protection. Portez-le en l’ayant à portée de main. Rappelez-vous qu’un contrat n’est pas statique. Si votre argent ne dort pas, votre contrat non plus. Trop souvent, on le range dans un tiroir après sa signature. On l’oublie jusqu’au jour où on le réveille parce que sa date d’expiration approche : ne faites pas cette erreur!

C’est le contrat qui assure la gestion et le contrôle des risques potentiels, susceptibles de se matérialiser et pouvant toucher la réputation, la qualité des produits et services offerts à votre clientèle.

Le contrat est un outil de référence indispensable pour initier un processus d’évaluation de la performance d’un fournisseur, tant financière qu’opérationnelle. Un bel exemple. Pensez seulement au contrôle de la conformité de la facturation reçue de votre fournisseur avec les termes et conditions négociés au contrat. Sur réception de la facturation d’un fournisseur, combien faites l’exercice réel de valider à 100 % le montant indiqué afin d’éviter que des sommes ne vous soient réclamées en trop ?

Alors, entrepreneurs, pratiquez-vous le CAM, cet outil mal aimé et méconnu, dont l’application assidue pourrait changer la vie de votre entreprise.

Je vous invite à nous en parler, nous aimons vous lire.

claudine.fyfe@fynlam.com

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