Appels d’offres : rédiger des documents efficaces

Rédiger des documents d’appels d’offres constitue un exercice stratégique important. Or, pour que ce processus s’avère fructueux, vous devez procéder à une analyse complète en amont afin d’identifier vos véritables besoins. Celle-ci doit s’effectuer avant même de commencer le processus d’appels d’offres à l’externe.

Avez-vous parfois l’impression que les résultats de vos appels d’offres sont décevants ou qu’ils ne semblent pas répondre à vos besoins ? C’est malheureusement le cas de plusieurs entreprises qui ne rédigent pas des appels d’offres suffisamment précis. La qualité des réponses des fournisseurs invités sera souvent directement proportionnelle à la clarté de vos documents.

Voici quelques conseils pratiques pour vous aider à tirer profit de vos processus d’appel d’offres.

AVANT TOUTE CHOSE, DÉTAILLEZ CLAIREMENT L’ENSEMBLE DE VOS DEMANDES

Lors de la rédaction d’un document d’appel d’offres, il faut faire preuve de beaucoup de précision afin d’être bien compris par vos fournisseurs potentiels. En détaillant tous vos besoins, vous interpellez les entreprises les mieux positionnées pour vous servir.

Pensez à intégrer des exigences supplémentaires à chacune de vos demandes afin de donner le maximum de détails quant à vos attentes. Celles-ci doivent porter autant sur les aspects techniques que sur la nature des services requis.

Ces informations serviront plus tard d’indicateurs de performance à intégrer à vos contrats. Elles permettront aussi d’évaluer la qualité de vos relations avec les fournisseurs.
Parmi les informations nécessaires à ajouter à vos documents d’appels d’offres, on retrouve :

  • Les quantités requises
  • La fréquence de livraison
  • Les délais de livraison
  • Tout autre détail supplémentaire qui sera utile dans l’évaluation des propositions des différents fournisseurs

QUELQUES CONSEILS POUR RÉDIGER DES DOCUMENTS D’APPELS D’OFFRES PRÉCIS

Afin de rédiger un appel d’offres qui saura attirer les fournisseurs les mieux qualifiés, vous devez avoir une connaissance précise des besoins que vous souhaitez combler.

Quatre étapes vous y aideront :

  1. Réunir vos équipes internes
    Il peut être très bénéfique d’obtenir la collaboration de toutes vos équipes internes et solliciter leur avis quant à vos besoins. Collectivement, vous dresserez un portrait plus global et complet de votre situation, de vos exigences techniques et des services que vous recherchez auprès de vos partenaires.
  2. Sonder vos usagers
    Vos clients et usagers peuvent aussi vous apporter de l’information précieuse. En échangeant avec eux, vous pouvez profiter de certaines suggestions intéressantes. De cette façon, vous saurez davantage quels sont les indicateurs de performance pertinents à ajouter dans vos futurs contrats.
  3. Privilégier vos exigences techniques plutôt que des marques précises
    Lors de la rédaction de documents d’appels d’offres, il est toujours plus bénéfique d’utiliser des spécifications neutres et objectives, plutôt que de nommer des marques précises de produits.
    Cette approche peut amener des propositions très intéressantes pour votre entreprise, grâce à des produits alternatifs, définis sur la base des rendements et des performances techniques. Demeurez ferme sur les exigences, mais souple sur les moyens pour les atteindre.
  4. Déterminer des critères de performance
    Vous avez certainement des attentes sur la performance opérationnelle des produits que vous recherchez. Précisez clairement ces critères et mettez en place des indicateurs pour évaluer la performance de ceux-ci tout au long de leur durée de vie.
    En disposant de métriques claires, vous pourrez évaluer les facteurs différenciateurs de chacun de vos soumissionnaires et leur attribuer un score précis. Ces métriques peuvent notamment porter sur les taux de rendement exigés ou les coûts de remplacement de certaines pièces. Pensez offre globale!

FAITES UN PORTRAIT PRÉCIS DE TOUS VOS COÛTS ACTUELS

Avec votre équipe, prenez le temps de relever la structure entière de tous les coûts relatifs aux produits et services pour lesquels vous faites un appel d’offres. Afin d’y parvenir, il faut tout analyser. Pensez aux frais cachés et à toute la chaîne d’approvisionnement :

  • Prix d’achat
  • Garanties
  • Coûts de transports
  • Coûts d’entreposage

Dans le cadre d’une évaluation rigoureuse de propositions, il ne suffit pas de comparer les offres entre elles, il faut aussi les analyser en fonction de vos coûts actuels. C’est de cette manière que vous parviendrez à réellement déterminer la compétitivité des offres et les bénéfices qu’elles procureront à votre entreprise.

SERVICES-CONSEILS FYNLAM : LES MEILLEURES STRATÉGIES POUR VOS APPELS D’OFFRES

Fynlam offre des services qui vous accompagnent dans la gestion de vos appels d’offres et dans la rédaction des documents qui y sont liés.  Ainsi, vous pouvez réellement tirer avantage de ce processus et sélectionner les bons fournisseurs partenaires pour répondre à vos besoins.

Notre équipe dispose d’une expertise précieuse en logistique et en approvisionnement stratégique sur 4 continents différents.

Prenez contact avec Fynlam pour définir vos stratégies d’appels d’offres.

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